Forestil dig projektet uden e-mails

Mails forurener virksomheden og kan sammenlignes med smog

Overvej følgende:

• 18% af e-mails inde i virksomheden er spam - selv efter filtrering
• en almindelig mellemleder modtager omkring 200 mails på en arbejdsdag
• en almindelig mellemleder benytter 20% af sin tid på at søge efter information

og så den mest alvorlige:

• omkring halvdelen af al digitalt indhold i virksomhederne er opdatering eller redigering af eksisterende information

Dvs. vi er nu ved at nå et stadie hvor e-mails forurener virksomheden så der ikke kan dannes korrekte informationer!

Det har også alvorlige konsekvenser for projekterne fordi emails ikke bidrager til dannelsen af information - men kun er små blip, der skal bearbejdes og fordi koncentrationen hos deltagerne ødelægges af den mailforurening, der hældes ud fra alle mulige kilder.

Overvejelsen hos projektlederen bør være hvordan han sikrer at han projekt ikke forurenes af mails.
Kan man forestille sig at projektlederen kører projektet igennem andre digitale medier og sikrer at data opsamles de rette steder?

Se Artos Origin - en europæisk IT-servicevirksomhed med 49.000 ansatte og en omsætning  på 5 mia. Euro  - de har sat målet at blive e-mail-fri på 3 år.

Udfordringen ved virtuel projektledelse

Den gennemsnitlige vidensarbejder er på 40 forskellige hjemmesider og er på mailen 50 gange dagligt. Omkring 30% af tiden er afbrydelser og forstyrrelser:

Den udfordring vi står overfor er at få mere produktivt arbejde - og derfor er den virtuelle projektledelse udsat for en række udfordringer
- der er ingen målemetoder til at måle produktiviteten
- vidensmedarbejdere bliver dødeligt fornærmede hvis lederen udtrykker mistanke til anvendelsen af internettet
- vidensmedarbejdere ser deres arbejdsmetode som en personlig stil - ikke en metode, der kan forbedres

Tom Davenport ved  Babson College opstiller to ekstremer i overvejelserne om produktivitet i vidensarbejde; den ene side er at give fri adgang til alt og den anden er at strukturere vidensarbejde
Der er en række produktivitetsgevinster ved at tænke i strukturering. Han anbefaler to veje:

1. Benyt registreringsredskaber (Som softwarepakken "Rescue Time") så medarbejdere kan se egen tidsanvendelse og overveje strategier til forbedring - her viser sig en effekt på 9% - 3 timer - ugentligt
2. Etabler integration igennem systemerne i stedet for igennem medarbejderne og etablér strukturerede forløb

Dette har man gjort i de industrielle processer da de stod for det meste af værdiskabelsen, der er kørt LEAN i de administrative processer - nu er tiden kommet til vidensarbejdet.

For de virtuelle projektredskaber betyder det at projektlederen ikke bare skal stille til redskabet op og vedligeholde det - han skal sikre forløbet i redskabet.

Se: Tom Davenport: Rethinking Knowledge Work: A strategic Approach McKinsey Quarterly February 2011

De vigtigste kompetencer når projektlederen skal ansættes

To forskere ved Northeastern University i USA gennemførte et studie, der afdækker de kriterier som IT-chefer ansætter projektledere efter. Deres undersøgelsesmetode er nytænkende og de får interessante resultater.
Forskerne lod i første omgang rekrutteringskonsulenter angive hvilke kriterier de søger efter og lod herefter chefer prioritere kriterierne. Dvs. metoden sikrer, at det bliver de aktuelle kriterier som lederne forelægges.
De punkter, der kan tages med er, at de vigtigste kompetencer, som lederne søger hos en projektleder rangordnes.

Kompetencer med sammenhæng til lederrollen viser sig som de vigtigste - lederskab, evne til at kommunikere og holdning slår igennem blandt de vigtigste.
Meget højt på listen står verbale og skriftlige færdigheder og også ansættelseshistorien er vigtig.

Skal man tolke undersøgelsen, peger den for det første på, at projektlederuddannelse i teknikker og metoder bør fokusere på anvendelse - dvs. projektlederen skal kunne argumentere verbalt og skriftligt og sikre at metoderne tilpasses værtsorganisationen. For det andet peger undersøgelsen på at cheferne søger projektledere, der placerer sig selvstændigt i organisationen i gennem holdninger og moden accept af stridende meninger.

Der er også svagheder i undersøgelsen - men sådan er det jo med undersøgelser bl.a. er besvarelsesprocenten lav og antallet af respondenter lavt.

PM Critical Compentency Index: IT Execs Prefer Soft Skils
D.H. Stevenson, J.A. Starweather - Department of Information Systems North Eastern State University.
International Jouranl of Project Management 2010 (28)

Projektledelse: De nye Web 2.0-teknologier skal i brug

Decembernummeret af McKinsey Quarterly præsenterer resultaterne fra en spørgeskemaundersøgelse hos 3.400 respondenter bredt globalt og i de fleste brancher.
De har spurgt ind til anvendelsen af redskaberne under overskriften Web 2.0-teknologier:

Og de har spurgt om sammenhængen mellem resultaterne og anvendelsen. Her er der flere interessante resultater; virksomheder med anvendelse af mindst ét af redskaberne får fordele i form af øget kundekontakt, hurtigere udviklingstider og reducerede omkostninger i forsyningskæden. Og de opnår også et udbytte i form øget indtjening og øget omsætning

Man kan altid diskutere validiteten af undersøgelser af denne art. (Hvem svarer? - hvordan svarer de?) Og lige i denne undersøgelse er det nogle modsigelser. Men måske er der noget om det; konkurrencefordelene opnås kun med organiseret behandling af information og der er nye teknologier til dette. 


8AFBJM7A8RWK

IT-støtte til projektledelse (2): Købe produkter i skyen

Vi satte os for at undersøge IT-redskaber til projektledelse og lagde ud med at se på de leverandører, der har besluttet sig for at tilbyde Software-as-a-Service (SAAS). Vi fandt 22 leverandører og begyndte at analysere på deres sikkerhed, hvor lette de er at flytte og funktionaliteterne.

Gennemgangen gav nogle interessante oplevelser - og et indtryk at forretningsmodeller. Nogle kommer fra den gamle verden og sælger licenser med konsulentydelser fokuseret på store koncerner (+1000 brugere), andre sælger kun på nettet og kan håndtere små virksomheder og nogle har blandingsmodeller, med lokale salgskontorer og personligt salg. De sidste er måske ikke så lønsomme. Så første overvejelse: Hvem vil du købe fra?

IT-støtte til projektledelse (1): Den gode cirkel

Analysefirmaet Gartner Research har et udsagn, der går på at 75% af projekter, der styres uden et integreret IT-system til understøttelse ender i fiasko! Og man forøger sandsynligheden for succes med projekterne 3 gange med IT-understøttelse.

Skal vi nu sidde der bag skærmen og udøve projektledelse?

To forskere fra Quebec interviewede 224 projektledere på en konference for at undersøge sammenhængen i mellem IT-systemers kvalitet og projekternes succes.
De konkluderer at der kan skabes en god cirkel hvor projektlederen kan levere information af høj kvalitet fra IT-systemet, der så fører til at projektlederen har lettere ved at lede og dermed at organisationen kan forstå projektet og sandsynligheden for succes stiger.

På de ene side er det den gamle historie: Hvis du smider skidt ind i et system får du også skidt ud ("garbage in garbage out"). På den anden side er der en ny historie: De større projekter er nu så spredte, så globale og involverer så mange deltagere at det kun er et IT-system, der kan synkronisere indsatsen.

International Journal of Project Management, June 2007, L. Raymond, F. Bergeron: Project Management information Systems; An empirical study of their impact on project managers

Fra checklister til adfærd - ny undersøgelse

De har det allesammen - PM Book of Knowledge, Riis og Mikkelsen, PMs Pocket Survival Guide - checklister på opgaverne for en projektleder. Der indgår også lister over skills og veje til analyse, planlægning og gennemførsel af "people management i  form af teambuilding, mødeledelse. Imidlertid er den konkrete adfærd fra projektledelsen kun behandlet sporadisk.
Eddie Fisher fra Brno har gennemført en undersøgelse med praktiserende projektledere for at grave dybere i den adfærd, der er afgørende. Han præsenterer nye resultater hvor han sondrer imellem det tillærte (skills) og den aktuelle adfærd (behaviour).

1. Tillært: At forstå og at karakterisere andre > Adfærd: At vise interesse og udvikle en forståelse for relationerne i projektet
2. Tillært: At lede > Adfærd: Vis egen motivation og tilpas din adfærd åbent og forståeligt til situationen.
3. Tillært: Påvirke andre > Adfærd: Vi forståelse for at andres motiver, værdsæt samarbejdet
4. Tillært: Interesse > Adfærd: Accepter andre for det de er og find ud af hvad der tænder deltagerne
5. Tillært: Konflikstyring > Adfærd: Find frem til årsagerne til konflikterne og vis integritet
6. Tillært: Kulturel forståelse > Adfærd: Vis en forståelse og respekt for andres kultur og vis optimisme omkring kulturelle forskelle

Brno University of Technology, CZ
Journal of Project Management October 2010: Eddie Fisher: What practitioners consider to the skills and behaviour of an effective people projekt manager